Warum Outsourcing für einige funktioniert und für andere nicht?

Unzählige Fachkräfte und Unternehmen sind überlastet und geraten aufgrund von Ressourcenknappheit oft in Zeitverzug. Ein besserer Weg, diese Ressourcenprobleme zu lösen, ist eine praktikable Lösung wie das Outsourcing. Aber viele zögern, dies zu tun, und behindern damit ihr eigenes Wachstum. Sie müssen verstehen, dass Outsourcing auch eine Form der Delegation ist. Es mag bequem klingen, aber es stellen sich zwangsläufig Fragen wie: Wie fangen wir an? Woher wissen wir, welcher Outsourcing-Partner der richtige für uns ist? Garantiert er Kosteneffizienz, qualitativ hochwertige Arbeit und Erfolg?

Outsourcing kann für manche schwierig sein, aber mit klarer Planung, Verständnis und dem richtigen Ansatz können Sie Outsourcing für das Wachstum Ihres Unternehmens nutzen. Outsourcing hat bei einigen zu großen Erfolgen und Wachstum geführt (im Grunde bei allen gut funktionierenden und wachsenden Unternehmen), bei anderen zu schlechten Erfahrungen. Lassen Sie uns einige der Gründe für die Erfolge und Misserfolge des Outsourcings näher beleuchten.

Die häufigsten Outsourcing-Fehler

Die Wahl des falschen Anbieters: Die Auswahl des richtigen Outsourcing-Partners ist die Grundlage für den Erfolg beim Outsourcing. Die meisten Unternehmen, die auslagern möchten, wissen jedoch nicht, worauf sie bei einem Outsourcing-Partner achten müssen, und beschränken sich auf die Bewertung der technischen Fähigkeiten. Der Erfolg des Outsourcings ist jedoch weitaus mehr als nur eine Bewertung der technischen Fähigkeiten oder der Kompetenzen. Ohne die Bedeutung guter technischer Fähigkeiten in Abrede stellen zu wollen, sind andere Faktoren zu berücksichtigen: die Erfahrung des Unternehmens im Outsourcing, das Management des Unternehmens, die Unternehmenskultur, die internationale Erfahrung des Gründers/Managers usw. Es ist ratsam und lohnenswert, ein Videogespräch zu führen, um die Möglichkeit des Aufbaus einer Arbeitsbeziehung mit dem Unternehmen zu prüfen.

Mangelnde Kommunikation: Mangelnde professionelle Kommunikation ist der Hauptgrund für das Scheitern von Outsourcing. Manchmal läuft die Kommunikation in der anfänglichen Diskussionsphase des Projekts/Vertrags hervorragend, bis das Projekt tatsächlich in Angriff genommen wird. Es ist wichtig zu wissen, dass man eine “gute und konsistente Kommunikation” nicht auf Autopilot stellen und erwarten kann, dass alles gut läuft. Wenn zwei Unternehmen mit unterschiedlichem Hintergrund zusammenarbeiten, kann es zu vielen Annahmen und Missverständnissen kommen, die zu unerwarteten Ergebnissen führen.

Falsches Vertragsmodell: Während der Zusammenarbeit kann es zu Frustrationen kommen, wenn Sie kein geeignetes Vertragsmodell haben, mit dem beide Parteien einverstanden sind; die Erwartungen auf beiden Seiten können unterschiedlich sein. Zum Beispiel könnte der Offshore-Partner erwarten, dass die Rechnung innerhalb einer Woche bezahlt wird, während Ihre übliche Zahlungsfrist 4 Wochen beträgt. Diese Art von Konflikten beeinträchtigt das Vertrauen auf beiden Seiten und führt zu Frustrationen. Sie sollten sich über jedes Detail im Klaren sein, einschließlich der Arbeitszeiten/Verfügbarkeit, Zahlungsbedingungen, Preisgestaltung usw.

Sie sehen die Beziehung nicht als Partnerschaft an: Offshore-Partner möchten, dass Sie sie als ein erweitertes Team und nicht als billige Arbeitskräfte betrachten. Ohne gegenseitigen Respekt, Engagement und Vertrauen kann eine langfristige Beziehung nicht fortgesetzt werden, damit die Outsourcing-Bemühungen funktionieren. Daher müssen sich sowohl das Outsourcing-Unternehmen als auch das Offshore-Team als gleichberechtigte Partner betrachten, Herausforderungen gemeinsam angehen, sich gegenseitig motivieren, ermutigen und ihre Zusammenarbeit genießen!

Der Zweck des Outsourcings ist nicht die Suche nach billigen Arbeitskräften, sondern die Behebung von Ressourcenknappheit.

Das interne Team ist nicht in der Lage, richtig zu arbeiten: Wenn Ihr internes Team nicht gut mit dem Offshore-Team zusammenarbeitet, ist es schwer, eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu erreichen. Auch Zeitzonenunterschiede können zu Problemen führen. Dem internen Team sollte klar sein, dass das Offshore-Team keine Bedrohung für seinen Arbeitsplatz ist, sondern eine Chance, eine neue Kultur zu erkunden und sich persönlich und beruflich zu verbessern. Die Offshore-Teammitglieder sollten nicht auf Antworten warten. Die Zuweisung eines Bündels klar definierter Aufgaben ist eine gute Lösung.

Wie können Sie Misserfolge beim IT-Outsourcing vermeiden?
Auswahl der richtigen Partner: Fordern Sie von den Offshore-Partnern, die Sie in die engere Wahl gezogen haben, Kundenreferenzen an. Sprechen Sie mit mindestens zwei ihrer langjährigen Kunden und erfahren Sie, was sie zu sagen haben. Ein erfahrener Offshore-Partner wird Kunden haben, mit denen er seit Jahren zusammenarbeitet. Zuverlässige Partner finden Sie auf Plattformen wie Clutch, die authentische Bewertungen anbieten.

Führen Sie eine Pilotaufgabe durch: Die Durchführung eines Pilotprojekts ist eine gute Idee, da es dem Outsourcing-Unternehmen helfen kann, die Qualität, das Wissen, die technischen Fähigkeiten und die Kommunikationsfähigkeiten des Outsourcing-Zielunternehmens zu bewerten. Je nach Größe des Projekts kann dies zwischen 16 und 40 Stunden dauern. Außerdem können so unnötige Kosten, Ressourcenverschwendung und Risiken vermieden werden.

Explizite Kommunikation: Wenn Sie Unterlagen erstellen, die Sie an das Offshore-Team weitergeben, oder wenn Sie eine E-Mail oder eine Antwort in Ihrem Projektmanagement-Tool verfassen, achten Sie darauf, dass Sie alle Details ansprechen und abdecken. Selbst Details, die Sie für selbsterklärend halten, könnten missverstanden werden und zu ungünstigen Ergebnissen führen.

Setzen Sie die richtigen Tools für die Zusammenarbeit ein: Setzen Sie immer die richtigen Tools für die Projektverwaltung ein. Es ist unmöglich, alles über E-Mails oder Slack-Kommunikation zu verwalten und zu koordinieren. Das mag für kleinere Projekte funktionieren, aber nicht für größere und auch nicht, wenn Sie an mehreren Projekten zusammenarbeiten. Wenn Sie sich für einen Vertrag auf Stundenbasis entschieden haben, ist es ratsam, das Offshore-Team aufzufordern, seine Arbeitszeiten in Ihre Tools einzugeben, damit Sie den Überblick über die Zeit und das Budget des Projekts behalten können.

Einfühlungsvermögen gegenüber einer anderen Kultur: Wenn Sie nicht verstehen, dass das Offshore-Team einer anderen Kultur angehört und dass Unterschiede auftreten werden, könnte die Zusammenarbeit unangenehm werden. Die asiatischen Kulturen sind weniger direkt als zum Beispiel die niederländische Kultur. Sie müssen die Geduld aufbringen, mit diesen Unterschieden umzugehen, bis Sie sich an sie gewöhnt haben. Ein diplomatischer, aber entschlossener Umgang mit diesen Unterschieden ist der Schlüssel zum Aufbau einer guten Arbeitsbeziehung. Streben Sie gemeinsam danach, dauerhafte Beziehungen aufzubauen und nicht nur Software!

Outsourcing kann ein Segen oder ein Fluch sein. Wenn Sie Ihre Recherchen und Hausaufgaben gründlich gemacht haben, ist Outsourcing eine lohnende Investition. Denken Sie immer daran, die Bedürfnisse, das Budget, die Ziele und andere Faktoren Ihres Unternehmens zu berücksichtigen und zu überlegen, was langfristig am besten für Ihr Unternehmen ist.

Wenn Sie also an Outsourcing interessiert sind und einen Partner suchen, sollten Sie noch heute mit uns sprechen. Wir können entweder Ihr Partner sein (hier ist unser Kupplungsprofil) oder wir können Ihnen helfen, einen großartigen Partner zu finden, der Ihren Bedürfnissen entspricht.